POLÍTICA DE DATOS

PROVISIONES DENTALES

CORREA GALVIS S.A.S.

INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia estableció en el artículo 15 el derecho de protección de datos personales como el derecho de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar la información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, el Congreso de la República reglamentó el ya mencionado derecho al establecer las Disposiciones Generales para la Protección de Datos Personales en Colombia, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único 1074 de 2015), entre otros. En cumplimiento de las anteriores disposiciones CORREA GALVIS S.A.S., consciente de la responsabilidad que les asiste en materia de Tratamiento de Datos POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES de los titulares, garantiza el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización respecto a las informaciones que hayan recogido sobre ellas en las bases de datos que la Entidad, ha recopilado para las finalidades previstas en la Ley y las autorizaciones respectivas, las cuales han sido tratadas conforme a lo establecido por el régimen nacional de protección de datos personales. Para tales efectos CORREA GALVIS S.A.S., ha elaborado la presente POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todas las personas naturales o jurídicas que hagan tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la sociedad, con el fin de proporcionar los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales. CORREA GALVIS S.A.S., se permite informar a todos los interesados, que los datos personales que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Entidad, serán tratados conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia. Para todos los fines pertinentes, el domicilio de CORREA GALVIS S.A.S., será la Carrera 44 # 5 – 53 en la ciudad de Cali – Colombia, WhatsApp: 301 289 7838, correo electrónico: servicioalciente@provisionesdentales.com y página http://www.provisionesdentales.com

GLOSARIO

Para efectos de la presente política debe tenerse en cuenta las siguientes definiciones a fin de dar aplicación a la política de tratamiento de datos personales, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, las siguientes definiciones:

ACCESO RESTRINGIDO: Nivel de acceso a la información limitado a parámetros previamente definidos. CORREA GALVIS S.A.S., no hará disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios de comunicación masiva, a menos que se establezcan medidas técnicas que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.

ÁREA RESPONSABLE DE PROTECCIÓN DE DATOS: Es el área dentro de CORREA GALVIS S.A.S., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.

ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS: Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Secretaría General a través de la figura del Oficial de Protección de Dato, adscrita a la misma.

AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

BASE DE DATOS: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de tratamiento. Incluye archivos físicos y electrónicos.

CALIDAD DEL DATO: El dato personal sometido a tratamiento deberá ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de datos personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, CORREA GALVIS S.A.S. deberá abstenerse de someterlo a Tratamiento, o solicitar a su Titular la completitud o corrección de la información.

CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: Los datos personales sólo serán tratados por aquel personal de CORREA GALVIS S.A.S., o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrán entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con autorización o no hayan sido habilitados por CORREA GALVIS S.A.S., para tratarlos.

CONFIDENCIALIDAD: Elemento de seguridad de la información que permite establecer quienes y bajo qué circunstancias se puede acceder a la misma.

DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada).

DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

DATO SEMIPRIVADO: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.

DATO SENSIBLE: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

DERECHO DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. CORREA GALVIS S.A.S., actúa como encargado del tratamiento de datos personales en los casos, en los que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta de un responsable del tratamiento.

HABEAS DATA: Derecho fundamental de toda persona para conocer, actualizar, rectificar y/o cancelar información y datos personales que de ella se hayan recolectado y/o se traten en bases de datos públicas o privadas, conforme a lo dispuesto en la ley y normatividad aplicable.

INFORMACIÓN DIGITAL: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. CORREA GALVIS S.A.S. actúa como responsable del tratamiento de datos personales frente a todos los datos personales sobre los cuales decida directamente, en cumplimiento de las funciones propias reconocidas legalmente.

TITULAR: Persona natural cuyos datos personales son objeto de Tratamiento.

TRATAMIENTO: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales que POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES realice CORREA GALVIS S.A.S. o los Encargados del Tratamiento, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

PRINCIPIOS RECTORES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la ley, regulaciones, y normatividad vigente, se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios: a) Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012, decretos reglamentarios y demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de Datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados. g) Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h) Principio de Confidencialidad: Todos los funcionarios y contratistas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. CORREA GALVIS S.A.S. se compromete a tratar los datos personales de los titulares tal y POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES como lo define el literal g) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 de forma absolutamente confidencial haciendo uso de estos, exclusivamente, para las finalidades indicadas en el apartado anterior, siempre que el titular no se haya opuesto a dicho tratamiento. CORREA GALVIS S.A.S. informa que tiene implantadas las medidas de seguridad de índole técnica y organizativas necesarias que garanticen la seguridad de sus datos personales y eviten su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado. i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos. j) Interpretación integral de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables. k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos.

POLÍTICA DE HABEAS DATA

CORREA GALVIS S.A.S., con la finalidad de garantizar la Protección de Datos de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 que establece la política de Habeas Data para el tratamiento de información de los datos registrados en las bases de datos, y la ley 1480 de 2011 que establece las normas para los consumidores de comercio electrónico.

OBJETO La presente Política tiene como objeto dar la información necesaria y suficiente a los diferentes grupos de interés, así como establecer los lineamientos que garanticen la protección de los datos personales que son objeto de tratamiento de datos personales a través de los procedimientos de CORREA GALVIS S.A.S., para de esta forma, dar cumplimiento de la ley, políticas y procedimientos de atención de derechos de los titulares, criterios de recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión que se dará a los datos personales. 3. DESTINATARIOS Esta política se aplicará a todas las bases de datos tanto físicas como digitales, que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento por parte de CORREA GALVIS S.A.S., considerada como responsable. Igualmente, en aquellos casos en que operen como encargadas del tratamiento de datos personales. La política está dirigida a que sus clientes y/o grupo de interés tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a CORREA GALVIS S.A.S. cuando esta tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales. Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento por todos para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de CORREA GALVIS S.A.S., en especial los administradores del manejo de bases de datos de la CORREA GALVIS S.A.S. y por aquellos trabajadores y/o contratistas que reciben, atienden y dan respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamo) de POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES información relacionadas con la ley de protección de datos personales. 4. ALCANCE Dar un trámite expedito y legal a las diferentes solicitudes y reclamaciones hechas por los Titulares de la Información, así como por sus causahabientes u otra persona que cuente con la debida autorización. Dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada. Brindar la debida protección a los intereses y necesidades de los titulares de la Información personal tratada por CORREA GALVIS S.A.S.

La política de Habeas Data tiene como objetivo regular el derecho de los Titulares de los Datos Personales tratados por CORREA GALVIS S.A.S., a través de la fijación de medidas claras de recolección, circulación, transferencia, conservación y administración de los mismos; así como de procedimientos para que los Titulares conozcan, actualicen, rectifiquen o soliciten la eliminación de los datos que se hayan recogido de los usuarios, titulares y clientes en los distintos puntos de recolección de información como las pagina web y redes sociales, sobre ellos en la Base de Datos de la Empresa, en su calidad de responsables del tratamiento de Datos.

ALCANCE:

Esta política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de CORREA GALVIS S.A.S., identificada con el NIT  900.421.502-7., quien actúa en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales.

OBLIGACIONES:

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento para CORREA GALVIS S.A.S.

TRATAMIENTO Y FINALIDAD:

El tratamiento que realizará CORREA GALVIS S.A.S., con la información personal será el siguiente:

1. Mejorar nuestros productos y servicios
2. Procesar sus pedidos
3. Realizar controles para evaluar su solvencia y evitar fraudes
4. Tener una adecuada atención al cliente
5. Publicidad, marketing y estudios de opinión
6. Ofrecer productos, servicios, descuentos, promociones, eventos, sorteos, entre otros
7. Identificación y autenticación de su identidad
8. Gestión de aplicaciones y redes sociales
9. Enriquecimiento de nuestros datos
10. Evaluar hábitos de navegación
11. Perfilamiento de nuestros clientes y visitantes
12. Análisis de rendimiento
13. Desarrollar la actividad comercial de CORREA GALVIS S.A.S.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

Son derechos de los titulares de los datos Personales tratados por la CORREA GALVIS S.A.S., de acuerdo con lo señalado en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los siguientes:

1. Conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a CORREA GALVIS S.A.S., Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Empresa, como responsable del Tratamiento.
3. Ser informado respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la CORREA GALVIS S.A.S.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, se ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012, y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

De igual manera el usuario, el titular y el cliente deberán manifestar que conocen, han leído y comprendido la presente política de tratamiento de la información y que la aceptan.

1. DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES. 

Los datos recolectados podrán, eventualmente, ser compartidos entre miembros de la empresa CORREA GALVIS S.A.S., y con terceros que brinden apoyo con el fin de cumplir con los estándares de calidad respecto de los servicios ofrecidos a nuestros clientes. 

CORREA GALVIS S.A.S., podrá llevar a cabo el tratamiento de la información personal de sus Clientes actuales o futuros y de aquellos Clientes con los cuales haya terminado su relación comercial, con la finalidad de enviarles información comercial que pueda ser de su interés; así como, invitarlos a eventos que organice; remitir portafolio de nuevos productos, ofertas y/o promociones, informes o publicaciones y en general, utilizar los datos para el desarrollo del objeto social. 

De igual manera, CORREA GALVIS S.A.S, con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo, podrán grabar y tomar audios, videos o fotos de Clientes del desarrollo de éstos. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por CORREA GALVIS S.A.S., en publicaciones, informes sectoriales, publicidad, redes sociales, páginas web y en general en cualquier actividad de esta.

1. DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS.

 CORREA GALVIS S.A.S., llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus empleados y su núcleo familiar con la única finalidad de dar cumplimiento a las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. como lo son: entre otras, pagos de nómina, mejoramiento de los programas de entrenamiento, evaluación de indicadores.

Así mismo, podremos recolectar información personal de aspirantes que se presenten para procesos de selección, con la finalidad de poder adelantar los respectivos procesos de selección y contratación de personal. Adicionalmente, poder almacenar indefinidamente la información de quienes se presenten para estos procesos y utilizarla en procesos de selección de personal futuros. Por lo anterior, se entiende que quien someta a consideración su hoja de vida, por cualquier medio, entiende y autoriza el Tratamiento que de sus datos personales a CORREA GALVIS S.A.S. 

Por otro lado, CORREA GALVIS S.A.S., con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas, podrán grabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados del desarrollo de éstos. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por la empresa en boletines, publicidades, publicaciones, redes sociales, páginas web y en general en cualquier actividad de esta.

1. DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE EXEMPLEADOS.

CORREA GALVIS S.A.S., tendrá un archivo en el cual almacenará de manera indefinida los datos personales de todos los Empleados que hayan terminado su relación laboral, archivo tendrá como finalidad: (i) Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del

Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes; (ii) Servir de base para el otorgamiento de referencias laborales a potenciales empleadores del Exempleado, cuando éste así lo autorice al momento de su desvinculación de cualquiera de Las Sociedades; y/o iii) la información almacenada en este archivo podrá ser estudiada, analizada y utilizada por Las Sociedades a efectos de considerar al Exempleado en los procesos de contratación de personal que lleven a cabo Las Sociedades.

De otra parte, conforme con lo señalado en el literal anterior, CORREA GALVIS S.A.S, con ocasión de los eventos, capacitaciones o demás actividades llevadas a cabo podrá grabar y tomar audios, videos o fotos de los empleados del desarrollo de éstos. Estos audios, videos o fotos podrán ser utilizados por la empresa en boletines, publicidad, publicaciones, redes sociales, páginas web y en general en cualquier actividad de esta., incluso una vez el empleado se retire de la trabajar CORREA GALVIS S.A.S., es decir, una vez la persona sea considerada como un exempleado.

1. DEL TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES O DE PERSONAS CON QUIENES SE TENGAN UNA RELACIÓN COMERCIAL O DE CAPACITACIÓN.

CORREA GALVIS S.A.S., llevará a cabo el Tratamiento de información personal de sus Proveedores o de las personas con quienes tengan una relación comercial o de capacitación con la finalidad de cumplir con las obligaciones adquiridas en virtud de la respectiva relación.

En relación con los Proveedores, tales obligaciones incluyen, entre otras, evaluar su desempeño; establecer, gestionar o terminar las relaciones comerciales, y las demás que se establezcan en los acuerdos o contratos que se suscriban con el Proveedor respectivo.

El Tratamiento de los datos que se recolecten en virtud de lo dispuesto en el presente acápite será llevado a cabo y estará vigente mientras se mantenga la finalidad por la cual fueron recolectados los datos respectivos. 

REGISTRO Y TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN PAGINA WEB

El Registro y tratamiento de la información suministrada por el usuario de la página web http://www.provisionesdentales.com/, La información que se recolecte por la página web tendrá el siguiente procedimiento.

Al visitar el portal http://www.provisionesdentales.com/, la información que se almacena automáticamente en nuestros servidores para la administración del sistema o para su procesamiento y fines estadísticos o para mantener copias de seguridad, comprende: El nombre de dominio del proveedor (CORREA GALVIS S.A.S.) que le da acceso a la red. Por ejemplo, un usuario del proveedor CORREA GALVIS S.A.S. solo estará identificado con el dominio http://www.provisionesdentales.com/, De esta manera podemos elaborar estadísticas sobre los países y servidores que visitan más a menudo nuestro Sitio Web. La fecha y hora de acceso a nuestro Sitio Web. Ello nos permite averiguar las horas de más afluencia, y hacer los ajustes precisos para evitar problemas de saturación en nuestras horas punta. La dirección de internet desde la que partió el link que dirige a nuestro Sitio Web. Gracias a este dato, podemos conocer la efectividad de los distintos banners y enlaces que apuntan a nuestro servidor, con el fin de potenciar los que ofrezcan mejores resultados, en orden a satisfacer las necesidades de información de nuestros visitantes. El número de visitantes diarios de cada sección. Ello nos permite conocer las áreas de más éxito y aumentar y mejorar su contenido, con el fin de que los usuarios obtengan una información más satisfactoria. La información obtenida es totalmente anónima, lo que significa que no puede ser asociada a un usuario concreto e identificado; sin embargo, esperamos que todos los visitantes se registren con el fin de conocer sus gustos y poder ofrecerles en un futuro únicamente la información que resulte de su interés. Los datos personales públicos y privados que suministren los usuarios que se encuentren en nuestro portal, mediante el lleno del formulario de registro, serán incorporados a un fichero de datos personales; siempre y cuando se logre determinar mediante el diligenciamiento de unos datos públicos y privados indispensables que certifiquen, que tal usuario es una persona natural con domicilio en Colombia. El titular de la información deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que todos los datos suministrados por él son ciertos y que cuentan con la autorización expresa, libre y previa de relacionar los dato en el caso de suministrar información personal de terceros, de no ser ciertos estos datos, el usuario, responderán en cualquier tiempo por el uso de estos ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones legales que se pueda adelantar sobre estas personas. Los datos incorporados al fichero serán utilizados para gestionar el registro de los usuarios, ya sea mediante el correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente (como SMS). El usuario aceptará de manera expresa, libre y previa al envió de la información, su autorización para verificar sus datos por medio de correo electrónico o mensaje de texto. La información contenida en el fichero se usará tanto para la correcta identificación de los usuarios registrados que solicitan servicios personalizados en el Sitio Web, como para la realización de estudios estadísticos de los usuarios registrados que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados. Una vez se certifique que tal persona es una persona natural domiciliada en Colombia, tal usuario adquiere la calidad de titular de la información y por lo tanto, la información recogida en los ficheros de datos personales, serán dirigidas a la base de datos personales. No obstante, el titular relacionará bajo la gravedad de juramento que toda la información por él suministrada en el formulario de registro de la página web es cierta, Si no se logra comprobar que el usuario es una persona natural, la información que éste haya suministrado será suprimida del fichero de manera inmediata, igual situación se aplicará si la información por él suministrada adolece de no ser cierta.

AUTORIZACIÓN ENVIÓ DE INFORMACIÓN:

El titular, mediante autorización al momento de incorporar la información en su base de datos, autoriza a la empresa CORREA GALVIS S.A.S., para utilizar la misma en el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos que comercializa a través de:

1. correos electrónicos
2. mensajes de texto (SMS)
3. llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos)
4. redes sociales
5. servidores de mensajería instantánea u otros medios que se pudieren utilizar para el desarrollo de la actividad comercial

PERMANENCIA DE DATOS

El dato tendrá una permanencia en la base de datos que se verá dada por la necesidad y finalidad de su permanencia. Adicionalmente podrá suprimirlo de manera definitiva, cuando autoridad legal competente así lo haya requerido, o cuando el usuario lo solicite, al no existir ningún vínculo comercial y/o contractual.

FINALIDAD DEL TRATAMIENTO:

El tratamiento de los datos tendrá la siguiente finalidad:

validar la información entregada, promover, proveer, facturar y distribuir los productos, garantizar el servicio posventa de la empresa, establecer un canal para la adecuada comunicación entre la empresa y sus clientes, proveedores, aliados comerciales, etc.; fidelizarlos, hacer investigaciones del cliente, sobre sus gustos, hábitos de consumo, análisis de características demográficas; mejora de la atención, innovar y perfeccionar los productos y servicios ofrecidos, al igual que dar a conocer noticias de interés y novedades; y en general mantener un adecuado conocimiento y comunicación del y con el cliente. Esto permite afianzar, facilitar y desarrollar las relaciones comerciales entre la empresa CORREA GALVIS S.A.S. y sus clientes, proveedores y aliados comerciales, ya sea para fines de consulta, procesamiento y uso. Es deber del Cliente y/o titular del dato mantener actualizada la información para optimizar el beneficio que puede recibir de la compañía.

USO DE COOKIES:

Las cookies son archivos que recogen información a través de una página web sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y eventualmente podrían conformar una base de datos de información anónima de preferencias e intereses. La información recogida por este medio es utilizada para mejorar la experiencia en la navegación, adaptar el sitio a los intereses individuales, crear perfiles anónimos y poder mostrar desde nuestro sitio web o de terceros, publicidad basada en el análisis de los hábitos de navegación. La información almacenada en las cookies de nuestro sitio web es utilizada exclusivamente por nosotros, a excepción de aquellas identificadas como “cookies de terceros”, que son utilizadas y gestionadas por entidades externas para proporcionarnos servicios solicitados por nosotros para mejorar los servicios y la experiencia al navegar en el sitio web. Los principales servicios para los que se utilizan estas “cookies de terceros” son la obtención de estadísticas de accesos y garantizar las operaciones de pago realizadas. La información almacenada por este medio no se combina con datos de carácter personal o privado que permitan identificar a una persona determinada o que pueda comprometer su privacidad.

PROCEDIMIENTOS DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA DE QUEJAS Y RECLAMOS

Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información:

• Identificación del Titular
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
• Dirección del titular
• Documentación que se quiera presentar como prueba

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA

Cuando se utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de  CORREA GALVIS S.A.S., ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de CORREA GALVIS S.A.S. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Autorización para el Tratamiento de la Información: Sin perjuicio de las excepciones consagradas en la Ley 1581 de 2012, para realizar el Tratamiento de la información, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

Casos en que no será necesaria la autorización del titular:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Derechos de los niños, niñas y adolescentes:

En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores.

Queda prescrito el Tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

1. Prueba de la Autorización: CORREA GALVIS S.A.S., adoptará las medidas necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos y tecnológicos idóneos relativos a la fecha y forma de obtención de la Autorización por parte del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales.
2. Finalidad del Tratamiento de Datos Personales: El Tratamiento de la información se realiza con el propósito de mantener actualizado las bases de datos de clientes y proveedores actuales, lo mismo que los registros históricos de servicios prestados a través del almacén, las transacciones hechas y la historia de cartera de cada cliente y/o proveedor.

DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Deberes en relación con el Tratamiento de los Datos Personales.

De acuerdo, con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la sociedad CORREA GALVIS S.A.S., se compromete a cumplir con los siguientes deberes, durante el Tratamiento de Datos Personales:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para obrar con diligencia en la prevención de su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Rectificar la información cuando sea incorrecta, si así lo informa el Titular, y comunicar lo pertinente a los encargados del manejo de la misma.
6. Suministrar a los encargados del manejo de la información, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
7. Exigir a los encargados del manejo de la información en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
9. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
10. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

Autorizaciones y consentimiento: La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de estos.

Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido Capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por la sociedad CORREA GALVIS S.A.S., y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.

1. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN.

CORREA GALVIS S.A.S., Utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa.

2. AVISO DE PRIVACIDAD:

El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las Mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:

1. a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
2. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. c) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA

Consultas: Los titulares, o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, se garantizará el derecho de consulta, suministrando a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté Vinculada con la identificación del Titular.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales La empresa garantiza:

1. Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
2. Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad. Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.

En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

RECLAMOS.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento, canalizándola y remitiéndola a través de la dependencia que capturo la información.

El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el decreto1377 de 2013, y demás normas que los modifiquen o adicionen.

IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS.

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán solicitar al personal responsable del manejo de Bases de Datos de CORREA GALVIS S.A.S., la rectificación, actualización o supresión de sus datos personales, previa acreditación de su identidad.

Los derechos de rectificación, actualización o supresión únicamente se podrán ejercer por:

1. a) El titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
2. b) Su representante, previa acreditación de la representación. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendrá por no presentada.

La solicitud de rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los medios habilitados por la CORREA GALVIS S.A.S. señalados en el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:

1. El nombre y domicilio del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
2. Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
3. La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.

En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

1. Rectificación y actualización de datos.

CORREA GALVIS S.A.S., tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos arriba señalados.

1. Supresión de datos.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a la CORREA GALVIS S.A.S., la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:

1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, se adoptarán las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Función de protección de datos personales al interior de CORREA GALVIS S.A.S., como empresa, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actuará como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actuarán como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales, así por ejemplo, y entre otras dependencias, para el caso de datos personales de clientes actúa como encargado del tratamiento el área COMERCIAL y RECURSOS HUMANOS; para el caso de empleados actúa como encargado del tratamiento la dependencia de recursos humanos, cada área será la encargada de recibir, procesar y canalizar las distintas solicitudes que se reciban, y las archivara en la dependencia. En el evento en que el Titular considere que la dependencia correspondiente., dio un uso contrario al autorizado y a las leyes aplicables, podrá contactarse a través de los siguientes medios:

Dirección oficina: Carrera 44 # 5 – 53 Cali – Colombia

WhatsApp: 301 289 7838

E-mail: servicioalciente@provisionesdentales.com

La presente política rige a partir de su fecha de publicación.